Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để thay đổi mật khẩu email server một cách nhanh chóng!

Khi nào bạn nên đổi mật khẩu email server?

Mail Server (máy chủ thư điện tử) là hệ thống chịu trách nhiệm gửi, nhận và lưu trữ email cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Nó hoạt động như “trung tâm điều phối” toàn bộ thông tin liên lạc qua email. Tất cả email bạn gửi và nhận đều phải đi qua Mail Server, vì vậy đây là một trong những tài sản quan trọng nhất trong hạ tầng viễn thông của tổ chức. Do đó, việc đổi mật khẩu định kỳ và đặc biệt là trong các tình huống nhạy cảm sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ bị tấn công, đồng thời giữ cho hệ thống email luôn an toàn.

Bạn nên đổi mật khẩu ngay lập tức trong các trường hợp sau:

► Sau khi nhận tài khoản từ nhà cung cấp

Khi vừa được cấp hoặc bàn giao tài khoản mail server, bạn nên đổi mật khẩu mặc định ngay. Mật khẩu ban đầu thường dễ đoán và có nguy cơ bị lộ, vì vậy cần tạo mật khẩu riêng, đủ mạnh và chỉ bạn biết.

► Khi nghi ngờ tài khoản bị xâm nhập

Nếu phát hiện có email lạ trong mục “Đã gửi”, nhận thông báo đăng nhập từ vị trí không quen thuộc, hoặc bạn bè/bạn hàng báo nhận được thư rác từ địa chỉ của bạn, hãy lập tức thay đổi mật khẩu để ngăn chặn kẻ gian tiếp tục lợi dụng.

► Sau sự cố rò rỉ dữ liệu từ dịch vụ khác

Trong trường hợp một nền tảng bạn sử dụng (mạng xã hội, diễn đàn, ứng dụng) bị tấn công và công khai danh sách mật khẩu, bạn nên đổi ngay mật khẩu email, đặc biệt nếu có thói quen dùng chung mật khẩu cho nhiều dịch vụ.

► Theo định kỳ để tăng cường bảo mật

Các chuyên gia an ninh mạng khuyến nghị thay đổi mật khẩu quan trọng, bao gồm mật khẩu email server, từ 3 đến 6 tháng/lần. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro nếu mật khẩu của bạn đã vô tình bị lộ mà chưa bị khai thác.

► Sau khi đăng nhập trên thiết bị công cộng hoặc lạ

Nếu bạn vừa đăng nhập trên máy tính tại quán cà phê, khách sạn hoặc một thiết bị không thuộc quyền kiểm soát của mình, hãy thay đổi mật khẩu ngay sau đó. Các thiết bị công cộng có nguy cơ cài sẵn phần mềm gián điệp hoặc keylogger.

► Khi nhân viên nghỉ việc (dành cho quản trị viên hệ thống)

Nếu công ty có nhân sự nghỉ việc, đặc biệt là những người từng sử dụng email chung hoặc có quyền truy cập hệ thống, bạn cần thay đổi mật khẩu ngay. Điều này giúp bảo vệ thông tin nội bộ, tránh rủi ro thất thoát hoặc lạm dụng sau này.

Hướng dẫn 4 bước đổi mật khẩu Mail Server nhanh chóng

Quy trình đổi mật khẩu trên hầu hết các nền tảng webmail của email server đều khá tương đồng. Dưới đây là các bước thực hiện dựa trên giao diện phổ biến nhất.

Bước 1: Đăng nhập và truy cập mục cài đặt (Settings)

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản webmail. Tại giao diện chính, hãy tìm đến biểu tượng "Settings" (Cài đặt), có hình bánh răng cưa và nằm ở thanh điều hướng bên trái màn hình.

Bước 2: Chọn mục mật khẩu (Password)

Trong trang "Settings", bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn quản lý tài khoản. Hãy tìm và nhấp vào mục "Password" (Mật khẩu) để mở giao diện thay đổi mật khẩu.

Bước 3: Điền thông tin mật khẩu mới

Đây là bước quan trọng nhất. Một biểu mẫu sẽ hiện ra yêu cầu bạn nhập các thông tin sau:

• Current Password (Mật khẩu hiện tại): Nhập mật khẩu bạn đang sử dụng để đăng nhập.
• New Password (Mật khẩu mới): Nhập mật khẩu mới bạn muốn đặt.
• Confirm New Password (Xác nhận mật khẩu mới): Gõ lại chính xác mật khẩu mới một lần nữa.

Bước 4: Lưu và hoàn tất

Sau khi chắc chắn đã điền đúng các thông tin, nhấn vào nút "Save" (Lưu). Một thông báo thành công, ví dụ như "Successfully saved", sẽ xuất hiện để xác nhận rằng mật khẩu của bạn đã được cập nhật.

Lời kết

Qua hướng dẫn nhanh này, bạn đã có thể chủ động đổi mật khẩu Mail Server chỉ với vài thao tác đơn giản. Việc thường xuyên thay đổi mật khẩu và quản lý hệ thống email một cách chặt chẽ sẽ góp phần đảm bảo an toàn cho dữ liệu cũng như hiệu quả liên lạc trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp email chuyên nghiệp, ổn định và có bảo mật cao thì SOTA GROUP sẽ là người bạn đồng hành tin cậy trên hành trình phát triển của doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai và quản trị hệ thống Mail Server cho các doanh nghiệp lớn nhỏ, chúng tôi mang đến dịch vụ toàn diện từ tư vấn, cài đặt, vận hành đến hỗ trợ kỹ thuật,... đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.

SOTA | " Giải Pháp Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Việt "

• Hotline: 0939 857 111
• Email: info@sotagroup.vn
• Zalo tư vấn & hỗ trợ 24/7: SOTA
• Trụ Sở: 60 Đường số 1, KDC Cityland Park Hills, Phường Gò Vấp, TP. HCM